Office overzetten naar een nieuwe pc: de vier routes

Voordat je iets installeert, bepaal je welk type Office-licentie je hebt.

De nieuwe pc staat op je bureau en Office moet mee, maar overal lees je iets anders. Aan het eind van deze pagina weet je welke van de vier routes bij jouw licentie hoort, en heb je hem gelopen of weet je precies waarom hij bij jou niet bestaat.

Bijna iedereen begint met de stappen. Verkeerde volgorde. De stappen verschillen per licentietype, en bij één van de vier is het eerlijke antwoord dat je niets kunt overzetten.

Weet je het niet zeker? Open Word of Excel op de oude pc en ga naar Bestand > Account. Onder Productinformatie staat de volledige productnaam, het versienummer en het buildnummer. Staat daar een jaartal, dan heb je een eenmalige aankoop. Staat er Microsoft 365, dan heb je een abonnement. Voor de bit-versie klik je door naar Over Excel, en via dezelfde knop open je de licentievoorwaarden die op jouw exemplaar van toepassing zijn.

Die twee minuten in Bestand > Account zijn de stap die vrijwel iedereen overslaat, en het is precies de stap die de rest van je middag bepaalt.

Een Microsoft 365-abonnement hoef je niet over te zetten, je meldt je gewoon aan op de nieuwe pc.

Bij een abonnement zit de licentie aan je Microsoft-account, niet aan een computer. Er bestaat dus geen overdracht, alleen een installatie erbij.

1. Meld je aan op je nieuwe pc bij Microsoft met hetzelfde account waarmee je het abonnement hebt gekocht, en open de installatiepagina van je account.
2. Kies Install apps en daarna Install. Het installatiebestand wordt gedownload.
3. Voer het installatiebestand uit en wacht tot de melding verschijnt dat Office geïnstalleerd is.
4. Open Word of Excel en accepteer de licentievoorwaarden. Daarmee is de activering rond.

Je mag Microsoft 365 op al je apparaten installeren en op vijf apparaten tegelijk aangemeld zijn. Kom je daarboven, dan meld je een oud apparaat op afstand af. Dat doe je op de installatiepagina van je account, in het blok Devices, met de knop Sign out of Office naast het apparaat in kwestie. De pagina volgt de taal van je account, dus de knop kan er bij jou anders staan; de plek is hetzelfde.

https://account.microsoft.com/services/office/install

Reken op geduld: Microsoft schrijft dat het tot 72 uur kan duren voordat Office op dat apparaat merkt dat je op afstand bent afgemeld. Je kunt daar documenten daarna nog openen en afdrukken, maar niet meer bewerken of nieuwe maken.

Een los gekochte Office mag verhuizen, maar hoogstens eens per negentig dagen.

Heb je Office ooit los gekocht, als doos of als download met een productcode, dan heb je een eenmalige aankoop. Die mag je verplaatsen. Er zitten twee voorwaarden aan, en de tweede kent bijna niemand.

Microsoft schrijft op zijn supportpagina over het overzetten van een Office-licentie dat je een eenmalige aankoop op slechts één pc of Mac mag installeren, en verder dat je Office 2024 of Office 2021 mag verplaatsen naar een andere computer die van jou is, maar niet vaker dan eens per negentig dagen, met een uitzondering bij hardwarefalen: dan mag het eerder. Bij elke verplaatsing moet je de software van de vorige computer verwijderen. Gecontroleerd op 8 augustus 2026.

Dat is geen technische blokkade, het is de voorwaarde waaronder je hebt gekocht. Verhuis dus niet heen en weer tussen twee machines. Kies er één.

• Verwijder Office op de oude pc via Instellingen, bij de lijst met geïnstalleerde apps. Doe dit voordat je de machine wegdoet of wist.
• Meld je aan bij je Microsoft-account op de pagina met je diensten en abonnementen, met hetzelfde account waarmee je Office destijds hebt geactiveerd.
• Start de installatie op de nieuwe pc vanuit die pagina. Je hebt de productcode niet opnieuw nodig zolang de aankoop aan je account gekoppeld is.
• Hangt de aankoop nog niet aan je account? Koppel hem dan eerst via de setup-pagina van Microsoft, met je productcode.

https://account.microsoft.com/services/
https://www.microsoft365.com/setup

Let op het addertje. Voor abonnementen bestaat een afmeldknop, maar Microsoft stelt onomwonden dat er geen manier is om Office Home & Student, Office Home & Business, Office Professional of losse Office-apps te deactiveren. Het verwijderen van de oude installatie is dus geen formaliteit, maar de enige handeling die telt.

Loopt de activering op de nieuwe pc vast, dan is er één foutcode die vaker langskomt dan alle andere bij elkaar; die behandelen we apart in het stuk over de Office-activering die mislukt met fout 0xC004F074.

Office dat bij je oude computer zat, mag niet mee naar de nieuwe.

Hier ligt de kern van het hele verhaal. Kreeg je Office er kant-en-klaar bij toen je de vorige pc kocht, dan is die licentie aan dat apparaat gebonden. Niet aan jou, niet aan je account: aan die computer.

De licentievoorwaarden voor vooraf geïnstalleerde Office zijn daar kort over. Wie de software vooraf geïnstalleerd op een apparaat heeft verkregen, mag hem alleen samen met dat apparaat aan een andere gebruiker overdragen. Verkoop je de laptop, dan gaat Office mee met de laptop. Hou je de laptop, dan blijft Office daar staan. Er is geen route die dat verandert.

Dit is ook de reden waarom een lezer laatst met een leeg gevoel achterbleef: hij had de oude laptop netjes gewist en verkocht, en pas op de nieuwe machine ontdekt dat de Office erop nooit van hem persoonlijk was geweest. De productcode had hij nooit gezien. Dat klopt ook: Microsoft legt uit dat bij een pc waar Office betaald op meegeleverd is, de digitale productcode naar de pc wordt gestuurd op het moment dat je Windows activeert. Je krijgt geen gedrukte code, omdat er niets is om af te drukken.

Controleer wel eerst dit: stond er op de nieuwe pc alleen Office zonder dat je ooit iets betaalde, dan gaat het volgens Microsoft meestal om een proefperiode van een maand Microsoft 365 Family, niet om een volwaardige licentie. Het onderscheid tussen wat bij een apparaat hoort en wat los verkocht wordt, speelt trouwens overal en staat uitgewerkt in het overzicht van OEM, retail en volumelicenties.

Zit je inderdaad vast aan een OEM-versie, dan is een losse, overdraagbare versie de enige echte uitweg. Een eenmalige aankoop zoals Microsoft Office 2021 Pro Plus hangt aan jou en niet aan het moederbord, en verhuist bij je volgende computer gewoon mee.

Een werk- of schoollicentie regelt je systeembeheerder, niet jij.

Meld je je in Office aan met je zakelijke of school-adres, dan komt de licentie uit een centrale toewijzing. Jij kunt hem niet verplaatsen, en dat is geen beperking maar het ontwerp.

Wat je zelf doet is kort: installeer Office op de nieuwe pc en meld je aan met je werkaccount. De licentie valt op zijn plek zolang je account nog een toewijzing heeft. Lever je de oude pc in, meld dat dan even.

Werk je bij een kleine organisatie zonder IT-afdeling, dan is de beheerder waarschijnlijk degene die de facturen betaalt. Bij die persoon ligt de knop.

Naar een ander Microsoft-account overzetten kan niet, ook niet met support.

Dit is de vraag die het vaakst een teleurstelling oplevert. Iemand heeft Microsoft 365 op een oud, half vergeten adres staan en wil het abonnement naar zijn huidige account tillen. Microsoft is daar duidelijk over: een bestaand Microsoft 365-abonnement kan niet van het ene Microsoft-account naar het andere worden overgezet.

Wat wel kan, is het abonnement laten uitlopen en opnieuw beginnen op het juiste account. Voor Microsoft 365 Family beschrijft Microsoft die weg zo: zet de automatische verlenging uit zodat het lopende abonnement afloopt, laat de nieuwe accounthouder daarna zelf een abonnement aanschaffen, en laat die het vervolgens delen met de gezinsleden.

Mijn advies is anders dan wat mensen hopen te horen: laat dat oude account bestaan. Zolang er een aankoop aan hangt, blijft het je bewijs van eigendom. Wachtwoord kwijt is vervelend, account weggegooid is definitief.

Bij een eenmalige aankoop ligt het anders. Voor gebruikers in de Europese Economische Ruimte beschrijft Microsoft een route waarbij je je licentie aan een andere persoon overdraagt voor zover de wet dat toestaat, door contact op te nemen met de klantenservice. Microsoft beëindigt dan jouw aanspraak en stuurt de nieuwe licentiehouder instructies om de licentie aan zijn eigen account te koppelen.

Met een USB-stick of een migratieprogramma verhuis je geen licentie.

Deze vraag komt zo vaak terug dat hij een eigen kopje verdient. Nee, je kunt Office niet naar een USB-stick kopiëren en op de nieuwe pc uitpakken. En nee, de migratieprogramma's die je overal aangeboden krijgt lossen dit niet op.

De reden is simpel als je weet waar een licentie leeft. Office bestaat uit twee dingen: bestanden op je schijf en een activering bij Microsoft. Zo'n programma kopieert de eerste helft. De tweede helft, de enige die telt, blijft achter.

Zo'n programma kan wel je documenten en een deel van je instellingen meenemen. Nuttig werk, maar het raakt je licentie niet, en dat is precies het verschil dat in de verkoopteksten wegvalt.

Je documenten, je Outlook-mappen en je pst-bestanden staan los van de licentie.

Een licentie verhuist niet met je bestanden mee, en je bestanden verhuizen niet met je licentie mee. Twee aparte klussen, en de tweede vergeten mensen tot ze Outlook openen en in een lege inbox kijken.

Werk je met een Microsoft 365- of Exchange-account, dan haalt Outlook alles opnieuw van de server. Werk je met POP, dan staat je post in een pst-bestand op de oude schijf. Microsoft geeft deze locatie:

C:\Users\<gebruikersnaam>\Documents\Outlook Files

Kopieer dat pst-bestand naar de nieuwe pc, stel daar eerst je e-mailaccount in en open het bestand daarna in Outlook. Twee kanttekeningen van Microsoft zelf: het verplaatsen van een pst-bestand neemt je accountinstellingen niet mee, en een ost-bestand kun je sowieso niet verplaatsen, omdat Outlook dat opnieuw aanmaakt zodra je een account toevoegt.

Vergeet je handtekeningen en je aangepaste woordenboek niet. Niemand mist ze tot de eerste mail de deur uit moet.

Werkt het nog niet? Dit zijn de oorzaken die het vaakst blijken te kloppen.

De meldingen zijn kort en zeggen weinig. Deze vier verklaren verreweg de meeste gevallen:

• Je bent met het verkeerde account aangemeld. Veel mensen hebben twee Microsoft-accounts en de aankoop hangt aan de andere. Controleer in Bestand > Account met welk adres je binnen bent.
• De banner meldt dat het product gedeactiveerd is (in de Engelse weergave "Product Deactivated"). Dan is de aanmelding verlopen of ergens anders vrijgegeven. Meld je opnieuw aan met het account waar de licentie aan hangt.
• De banner meldt een niet-gelicentieerd product (in de Engelse weergave "Unlicensed Product"). Bij een eenmalige aankoop wijst dat meestal op een installatie die nooit met de aankoop verbonden is, niet op een defecte licentie.
• Je hebt de negentigdagengrens geraakt. Verplaatste je Office recent al eens, dan is dit geen storing maar de voorwaarde die zijn werk doet. Ging de vorige machine kapot, dan geldt de uitzondering voor hardwarefalen.

Nog één controle: kijk op de apparatenpagina van je Microsoft-account welke machines er nog aan hangen. Een pc die je al twee jaar niet meer hebt, verwijder je daar met de knop Remove device.

https://account.microsoft.com/devices

Kom je er dan nog niet uit, mail ons dan met de productnaam die in Bestand > Account staat en de exacte melding die je ziet; met die twee gegevens is het meestal in één antwoord op te lossen.

Wat me na jaren nog steeds opvalt: de mensen die het snelst klaar zijn, hebben de oude computer nog aan staan. Niet omdat ze daar iets vanaf halen, maar omdat ze er nog even in kunnen kijken. Wis die machine dus pas als de nieuwe echt draait, en niet één avond eerder.