Outlook maakt geen verbinding met de server: oplossingen

Onderaan Outlook staat ineens "Verbinding verbroken" of "Offline werken", en er komt geen nieuwe e-mail meer binnen. In de meeste gevallen ligt het niet aan de mailserver zelf, maar aan een instelling, een verlopen wachtwoord of een beschadigd gegevensbestand. Werk deze oplossingen van boven naar beneden af, van de snelste controle tot de grondigste reparatie.

De statusbalk onderaan Outlook vertelt wat er misgaat

Kijk eerst naar de statusbalk rechtsonder in het Outlook-venster. De tekst daar geeft de oorzaak vaak meteen prijs.

Statusmelding	Betekenis
Verbonden	Alles werkt; het probleem ligt elders
Offline werken	De knop Offline werken staat aan; klik hem uit
Verbinding verbroken	Geen verbinding met de server, vaak netwerk of profiel
Verbinding maken / Bezig met bijwerken	Outlook probeert te verbinden; even wachten
Wachtwoord nodig	De aanmeldgegevens zijn verlopen of onjuist

Deze meldingen sturen je naar de juiste oplossing hieronder. Test tegelijk of andere programma's wel internet hebben, zodat je een netwerkstoring meteen kunt uitsluiten. Werkt je e-mail wel in de webmail van je provider maar niet in Outlook, dan zit het probleem in de Outlook-installatie of het profiel, niet bij de server.

Begin altijd met de eenvoudigste ingreep: sluit Outlook helemaal af en start het opnieuw op. Een herstart maakt korte metten met tijdelijke haperingen, bijvoorbeeld na het ontwaken uit de slaapstand of na een korte netwerkonderbreking. Blijft de statusbalk daarna op een foutmelding staan, werk dan de stappen hieronder in volgorde af; de eerste kosten seconden, de laatste zijn grondiger.

Offline werken uitschakelen is de eerste controle

De meest voorkomende oorzaak is de knop Offline werken die per ongeluk aanstaat. Outlook is dan gewoon verbonden met internet, maar haalt bewust geen mail op.

1. Ga naar het tabblad Verzenden/Ontvangen in het lint.
2. Kijk naar de knop Offline werken aan de rechterkant. Is die gemarkeerd (ingedrukt), dan staat de offlinemodus aan.
3. Klik één keer op de knop om weer online te gaan. De statusbalk zou nu naar Verbonden moeten springen.

Blijft Outlook offline nadat je de knop hebt uitgezet, sluit dan het programma volledig af en start het opnieuw op. Soms blijft de schakelaar hangen door een tijdelijke storing.

De verbindingsstatus onthult of de server bereikbaar is

Wil je zien of Outlook de server echt bereikt, open dan het venster Verbindingsstatus.

1. Houd Ctrl ingedrukt en klik met de rechtermuisknop op het Outlook-pictogram in het systeemvak, rechtsonder bij de klok.
2. Kies in het menu Verbindingsstatus.
3. Bekijk de kolom Status. Staat daar bij alle regels Verbonden, dan is de serververbinding in orde. Zie je Verbinding verbroken of Bezig met opnieuw verbinden, dan zit het probleem in het netwerk of het profiel.

Dit venster is vooral nuttig bij een Exchange- of Microsoft 365-account, omdat je er de afzonderlijke verbindingen (map, gebruikersnaam, protocol) los ziet. Zie je het pictogram niet in het systeemvak, klik dan eerst op het pijltje dat verborgen pictogrammen toont.

Netwerk en serverstatus sluit je als eerste uit

Voordat je aan je profiel gaat sleutelen, controleer je of de weg naar de server vrij is.

• Test je internet. Open een website of ping een bekende server via de opdrachtprompt met ping 8.8.8.8. Krijg je geen antwoord, dan ligt het aan het netwerk, niet aan Outlook.
• Controleer de dienststatus. Gebruik je Microsoft 365, kijk dan of Microsoft een storing meldt. Bij een grootschalige storing helpt geen enkele lokale oplossing en kun je alleen wachten.
• Kijk naar de firewall of VPN. Een VPN of strenge bedrijfsfirewall kan de verbinding met de mailserver blokkeren. Schakel de VPN tijdelijk uit om dit te testen.

Blijkt de webmail wel te werken, dan weet je zeker dat de server draait en je inloggegevens kloppen. De rest van deze handleiding richt zich dan op de Outlook-client op je computer.

Wissel je vaak tussen locaties, denk dan ook aan het netwerk zelf. Een gastnetwerk in een hotel of op kantoor blokkeert soms de poorten die e-mail gebruikt, terwijl gewone websites gewoon laden. Test in dat geval met een mobiele hotspot: verbindt Outlook via de hotspot wel, dan ligt de beperking bij het oorspronkelijke netwerk en niet bij je instellingen.

Een verlopen wachtwoord verbreekt de verbinding stilletjes

Verschijnt de melding "Wachtwoord nodig" of vraagt Outlook telkens opnieuw om aanmelden, dan zijn de opgeslagen aanmeldgegevens verouderd. Verwijder ze zodat Outlook opnieuw kan inloggen.

1. Sluit Outlook af.
2. Open het Configuratiescherm en ga naar Referentiebeheer > Windows-referenties.
3. Zoek de vermeldingen die met MicrosoftOffice of Outlook beginnen en verwijder ze.
4. Start Outlook opnieuw. Het programma vraagt nu opnieuw om je wachtwoord; vul het correcte wachtwoord in.

Werk je met een zakelijk Microsoft 365-account met tweestapsverificatie, dan kan het nodig zijn om na het wachtwoord ook de aanmelding via de authenticator-app te bevestigen. Blijft de aanmelding hangen, dan helpt het om het account te verwijderen en opnieuw toe te voegen.

Met de reparatietool herstel je een haperend account

Outlook heeft een ingebouwde functie om accountinstellingen te controleren en te herstellen.

1. Ga naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen.
2. Selecteer op het tabblad E-mail het account dat niet werkt.
3. Klik op Repareren en volg de aanwijzingen. Outlook controleert de serverinstellingen en past ze waar nodig aan.
4. Start Outlook opnieuw op zodra de reparatie klaar is.

Werkt dat niet, maak dan een nieuw Outlook-profiel aan via het Configuratiescherm onder Mail (Microsoft Outlook) > Profielen weergeven > Toevoegen. Een beschadigd profiel is een veelvoorkomende, maar makkelijk over het hoofd geziene oorzaak.

Een beschadigd OST-bestand bouw je opnieuw op

Bij een Exchange- of Microsoft 365-account bewaart Outlook een offline kopie van je postvak in een .ost-bestand. Raakt dat beschadigd, dan blijft de verbinding hangen. Omdat het slechts een kopie is, kun je het veilig laten herbouwen.

1. Sluit Outlook volledig af.
2. Open de map met het bestand door in de verkenner het pad te plakken:

%localappdata%\Microsoft\Outlook

3. Hernoem het bestand met de extensie .ost, bijvoorbeeld naar oud.ost.bak. Verwijderen mag ook.
4. Start Outlook opnieuw. Het programma downloadt je postvak opnieuw van de server en maakt een vers .ost-bestand aan.

Gebruik je een POP- of IMAP-account met een lokaal .pst-bestand, verwijder dat dan niet, want daarin staat je enige kopie. Repareer een .pst in plaats daarvan met het Postvak IN-herstelprogramma SCANPST.EXE, dat in de installatiemap van Office staat. Blader in de tool naar het .pst-bestand, klik op Starten en daarna op Herstellen; draai het zo nodig meerdere keren tot er geen fouten meer worden gevonden.

De cachemodus bepaalt hoe Outlook met de server praat

Bij een Exchange- of Microsoft 365-account werkt Outlook standaard in de cachemodus: het houdt een lokale kopie in het OST-bestand aan en synchroniseert die met de server. Zit daar een storing, dan lijkt Outlook verbonden maar loopt de synchronisatie vast.

1. Ga naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen.
2. Dubbelklik op je account en bekijk de optie Cachemodus voor Exchange gebruiken.
3. Zet die tijdelijk uit om te testen of Outlook rechtstreeks met de server wel verbinding houdt. Werkt dat, dan wees het OST-bestand de boosdoener.
4. Zet de cachemodus daarna weer aan en laat het OST-bestand opnieuw opbouwen zoals hierboven beschreven.

Laat de cachemodus in het dagelijks gebruik aan staan; die maakt Outlook juist sneller en zorgt dat je bij een korte netwerkonderbreking gewoon kunt doorwerken.

De veilige modus wijst een storende invoegtoepassing aan

Een defecte invoegtoepassing kan de verbinding saboteren. Test dat met de veilige modus.

1. Druk op Windows-toets + R, typ het volgende commando en druk op Enter:

outlook /safe

2. Outlook start nu zonder invoegtoepassingen. Blijft de verbinding hier wel staan, dan is een add-in de boosdoener.
3. Sluit af, start normaal op en ga naar Bestand > Opties > Invoegtoepassingen.
4. Kies onderaan bij Beheren de optie COM-invoegtoepassingen en klik op Start. Schakel de invoegtoepassingen één voor één uit tot je de storende hebt gevonden.

Wil je alleen het navigatievenster herstellen omdat mappen niet laden, gebruik dan het commando outlook /resetnavpane.

Antivirus en beveiliging kunnen de mailverbinding blokkeren

Sommige antivirusprogramma's scannen inkomende en uitgaande e-mail en plaatsen zich daarvoor tussen Outlook en de server. Loopt dat mis, dan kan de verbinding hangen terwijl je netwerk verder prima werkt.

• Schakel de e-mailbescherming of de SSL-scan van je antivirus tijdelijk uit en kijk of Outlook dan wel verbindt.
• Controleer of poort 993 (IMAP) of 995 (POP) en 587 (SMTP) niet door de firewall worden geblokkeerd bij een account dat niet via Exchange loopt.
• Werk je op een bedrijfsnetwerk, vraag dan de beheerder of een proxy of contentfilter de verbinding met de mailserver tegenhoudt.

Zet beveiligingssoftware die je hebt uitgezet altijd weer aan zodra je de test hebt afgerond, zodat je computer beschermd blijft.

Een Office-reparatie herstelt een beschadigde installatie

Blijft het probleem na alle bovenstaande stappen bestaan, dan kan de Office-installatie zelf beschadigd zijn. Repareer die via Windows.

1. Open Instellingen > Apps > Geïnstalleerde apps (of Programma's en onderdelen in het Configuratiescherm).
2. Zoek Microsoft 365 of Microsoft Office, klik op de drie puntjes en kies Wijzigen.
3. Kies eerst Snelle reparatie; die werkt offline en duurt kort. Lost dat niets op, kies dan Online reparatie, die de installatie vernieuwt.

Sluit alle Office-programma's voordat je begint, want de reparatie herstart ze. Een online reparatie kan afhankelijk van je internetverbinding een kwartier of langer duren, omdat Windows de installatie deels opnieuw ophaalt. Reken hier dus wat tijd voor in en bewaar openstaand werk in andere programma's voordat je hem start.

De nieuwe Outlook werkt anders dan de klassieke versie

Sinds Microsoft de nieuwe Outlook uitrolt, is het onderscheid belangrijk. De nieuwe Outlook (herkenbaar aan de schakelaar rechtsboven) gebruikt geen .ost- of .pst-bestanden en heeft geen knop Offline werken of het commando outlook /safe. Verbindingsproblemen los je daar anders op.

• Controleer je account via Instellingen > Accounts en verwijder en voeg het account opnieuw toe als het niet synchroniseert.
• Zet tijdelijk de schakelaar Nieuwe Outlook uit om terug te keren naar de klassieke versie, waar de bovenstaande stappen wél gelden.

Na het opnieuw opbouwen van je postvak moet Outlook alles opnieuw indexeren; hapert het zoeken daarna, lees dan hoe je de zoekfunctie van Outlook repareert. Kwam het probleem na een herinstallatie met de verkeerde licentie, kijk dan bij het verschil tussen OEM-, retail- en volumelicenties. De officiële uitleg over de offlinemodus staat in de ondersteuning van Microsoft.