Outlook overzetten naar een nieuwe pc zonder iets kwijt te raken

Kijk eerst welk soort account in je Outlook staat, want daar hangt de hele verhuizing aan.

De nieuwe pc staat er, Outlook is leeg en je zoekt de knop waarmee je alles in één keer meeneemt. Aan het eind van deze pagina weet je welk deel vanzelf terugkomt, welk deel je zelf moet ophalen en in welke volgorde je dat doet.

Bijna elke handleiding over dit onderwerp begint met exporteren naar een pst-bestand. Voor de meeste mensen is dat het verkeerde antwoord, en het kost je een uur dat je niet hoeft te maken. Begin daarom met één vraag: wat voor account hangt er eigenlijk in je Outlook?

Dat zie je op de oude pc in twee klikken. Ga naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen en kijk op het tabblad E-mail naar de kolom Type. Eén woord daar bepaalt de rest van je middag.

• Microsoft Exchange, wat je meestal ziet bij een Microsoft 365-abonnement of een Outlook.com-adres: alles staat op de server.
• IMAP/SMTP: je post staat op de server, maar je archief en je zelfgemaakte mappen mogelijk niet.
• POP/SMTP: alles staat op deze computer, en nergens anders. Dit is de enige situatie waarin je echt iets kwijt kunt raken.

Of je nu een abonnement of een losse versie draait maakt voor je gegevens niets uit; het verschil tussen die twee staat in de vergelijking van Microsoft 365 en Office 2021.

Bij Microsoft 365, Outlook.com en Exchange komt je post vanzelf terug zodra je het account toevoegt.

Staat er Exchange, dan valt er niets te verhuizen. Je voegt op de nieuwe pc gewoon je account toe, je zet koffie, en Outlook haalt je mappen, je agenda en je contactpersonen opnieuw binnen. Klaar.

Een pst-export is in dat geval niet alleen overbodig, hij werkt tegen je. Je maakt een tweede, bevroren kopie van een postvak dat ondertussen gewoon doorloopt, en als je die kopie er later bij importeert zit je met dubbele berichten in elke map. Dat is meestal niet wat je wilde.

Lees vooral de onderste helft van die tabel nog een keer. Over de bovenste helft mailt bijna niemand ons, over de onderste helft twee weken later wel.

Bij POP staat alles alleen op je oude pc, en bij IMAP is het gemengd.

POP is de enige situatie waarin haast gevaarlijk is. Een POP-account haalt berichten van de server naar je computer, en bij de standaardinstelling verdwijnen ze daarna van die server. Je oude pc is dan niet een kopie van je postvak, hij ís je postvak.

Iemand belde ons vorig najaar met een nieuwe laptop waarop precies vier mails stonden. Hij had het account overgezet en daarna de oude machine nog één keer aangezet, om te controleren of alles goed was gegaan. Outlook deed zijn werk: hij haalde de rest op en veegde de server leeg. De post stond op de verkeerde computer.

Doe dit dus vóór je iets anders doet: open op de oude pc Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen, dubbelklik op je POP-account, klik op Meer instellingen en zet op het tabblad Geavanceerd, in het blok over bezorging, de optie aan waarmee een kopie van je berichten op de server blijft staan. Dan kun je op je gemak overzetten.

Bij IMAP is het rustiger, maar niet vanzelfsprekend. Je postvak komt terug, alleen zie je in de mappenlijst van veel IMAP-gebruikers een tweede blok staan, met een naam als Archief of Outlook-gegevensbestand. Dat blok staat lokaal en komt nergens vandaan. Sleep je post daar ooit naartoe om je postvak op te schonen, dan is dat precies het deel dat je zelf moet meenemen.

Zo maak je een pst-bestand op de oude pc en zet je het op de nieuwe terug.

Heb je vastgesteld dat er lokale post is, dan is dit de route. In de klassieke Outlook op je oude pc:

1. Ga naar Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren. De wizard Importeren en exporteren opent.
2. Kies Exporteren naar een bestand en daarna Outlook-gegevensbestand (.pst).
3. Selecteer bovenaan het account of de map die je wilt meenemen. Je kunt er maar één tegelijk exporteren.
4. Zet het vinkje bij het meenemen van submappen aan. Vergeet je dat, dan neem je alleen je Postvak IN mee en niet de mappen eronder.
5. Klik op Bladeren, kies een plek op een USB-stick of netwerkschijf, en klik op Voltooien.

Bijlagen hoef je niet apart te redden. Microsoft schrijft daarover dat de export alle bijlagen van de e-mails bevat.

Op de nieuwe pc stel je eerst je e-mailaccount in, en pas daarna importeer je. Die volgorde is belangrijk, want anders heeft Outlook geen postvak om de berichten in te zetten.

1. Ga opnieuw naar Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren.
2. Kies Importeren uit een ander programma of bestand en daarna Outlook-gegevensbestand (.pst).
3. Blader naar je bestand en kies bij de opties hoe Outlook met dubbele berichten en contactpersonen moet omgaan.
4. Vul een eventueel wachtwoord in, kies de doelmap en klik op Voltooien.

Zoek je het bestand op de oude machine en heb je het nooit zelf ergens neergezet, dan staat het op de plek die Microsoft aanhoudt:

C:\Users\<gebruikersnaam>\Documents\Outlook Files

Twee dingen die Microsoft er zelf bij zegt en die veel verwarring schelen. Verplaats je een pst-bestand van de ene naar de andere computer, dan worden de instellingen van je e-mailaccount niet overgedragen. En een ost-bestand, dat je bij een Exchange- of Microsoft 365-account tegenkomt, kun je helemaal niet verplaatsen: dat maakt Outlook zelf opnieuw aan zodra je het account toevoegt. Kopieer dus nooit een ost naar je nieuwe pc.

De volledige stappen staan in de exporthandleiding van Microsoft, gecontroleerd op 8 augustus 2026.

In de nieuwe Outlook kun je wel exporteren, maar een pst importeren gaat er niet.

Sinds de nieuwe Outlook op steeds meer nieuwe pc's standaard klaarstaat, loopt hier de helft van de verhuizingen vast. De exportkant bestaat wel: je gaat naar Instellingen > Bestanden > Exporteren en klikt op Aan de slag.

De andere kant bestaat niet. Microsoft schrijft het zonder omhaal: "Het importeren van e-mailberichten, contactpersonen en agenda-items is momenteel echter niet beschikbaar in de nieuwe Outlook." Agenda-items en contactpersonen die in een pst zitten zijn in deze versie sowieso niet toegankelijk.

Praktisch betekent dat het volgende. Heb je een pst met oude post, dan installeer je op de nieuwe pc de klassieke Outlook, importeer je daar, en zet je de post vervolgens in een postvak dat wél synchroniseert. Daarna mag je de schakelaar rechtsboven omzetten naar de nieuwe Outlook en is de oude weer overbodig.

Mijn eerlijke mening: doe die import in de klassieke Outlook, ook als je van plan bent om verder in de nieuwe te werken. Het is tien minuten omweg tegenover een middag zoeken naar een knop die er niet is.

Je regels, mapweergaven en geblokkeerde afzenders zitten niet in een pst-bestand.

Hier wordt dit artikel gewonnen, want dit is wat mensen echt missen. Niet de post. Die komt wel. Ze missen het gedrag van hun Outlook.

Microsoft is er expliciet over op de exportpagina: "Er worden geen metagegevens geëxporteerd, zoals mapeigenschappen (weergaven, machtigingen en instellingen voor AutoArchiveren), berichtregels en lijsten met geblokkeerde afzenders."

Vertaald naar je bureau betekent dat: die map waarin je jarenlang op afzender sorteerde staat weer op datum, de regel die facturen automatisch naar een submap schoof doet niets meer, en de nieuwsbrief die je in 2021 hebt geblokkeerd staat morgenochtend gewoon weer in je Postvak IN. Niets daarvan is stuk. Het is nooit meegekomen.

Hetzelfde geldt voor je snelle onderdelen, je aangepaste woordenboek en de kleurcategorieën die aan een lokaal gegevensbestand hingen. Zet ze in één avond opnieuw, of accepteer dat je ze kwijt bent.

Handtekeningen, regels en je adresaanvulling haal je één voor één apart op.

Voor deze drie bestaat wel een route, alleen elk een andere.

Handtekeningen. Werk je met een postvak van Microsoft 365 of Outlook.com en heb je Outlook-build 2303 of hoger, dan bewaart Outlook je handtekeningen in je postvak en staan ze op elk apparaat waar dat account is ingesteld. Bij POP, IMAP en Exchange op een eigen server geldt dat niet: dan liggen ze als bestanden in je profiel. Kopieer de hele map naar dezelfde plek op de nieuwe pc, met Outlook dicht:

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

Regels. Ga in de klassieke Outlook naar Bestand > Regels en waarschuwingen beheren, klik op Opties en kies Regels exporteren. Je krijgt een bestand met de extensie rwz, dat je op de nieuwe pc via dezelfde knoppen weer importeert. Let op: dat bestandstype werkt alleen in de klassieke Outlook, en geïmporteerde regels worden onderaan je bestaande lijst geplakt, niet ertussen.

Automatische adresaanvulling. De lijst met adressen die verschijnt zodra je begint te typen, is geen bestand maar een verborgen bericht in je postvak, met een naam in de trant van IPM.Configuration.Autocomplete_ en een lange reeks tekens erachter. Microsoft beschrijft een route om die met het hulpprogramma MFCMAPI te exporteren en op de andere machine te importeren.

Doe dat niet. Ik zeg dat met opzet zo stellig: je zit met een technisch hulpmiddel in de binnenkant van je postvak te wroeten om een lijstje te redden dat zichzelf binnen twee weken opnieuw opbouwt, en dat bovendien vol staat met adressen van mensen bij wie je in 2019 één keer een typefout maakte. Laat hem gaan. Een verhuizing is de enige gelegenheid waarbij die lijst gratis wordt opgeschoond.

Je agenda en contactpersonen volgen je account, behalve als ze lokaal staan.

Bij een Microsoft 365-, Outlook.com- of Exchange-account hoef je hier niets voor te doen. Je afspraken en je contactpersonen horen bij het postvak en verschijnen samen met je mail.

Het gaat mis bij mensen die jarenlang met een POP-account werkten en hun adresboek gaandeweg in een lokale map hebben opgebouwd. Wil je die apart veiligstellen, bijvoorbeeld omdat je ze ook in je telefoon wilt, dan exporteer je ze los: Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren > Exporteren naar een bestand > Door komma's gescheiden waarden, en kies daarna de map Contactpersonen onder het juiste account.

Een csv leest vrijwel elk ander programma. Wil je ze precies zoals ze waren terug in Outlook, inclusief categorieën en eigen velden, kies dan toch pst. Een csv houdt kolommen over, geen structuur.

Wie tijdens de verhuizing meteen van een verouderde Outlook afstapt, komt op de nieuwe pc terecht in de klassieke Outlook van bijvoorbeeld Microsoft Office 2021 Pro Plus, en dat is precies de versie waarin de importwizard nog volledig doet wat je hierboven leest.

Werkt het nog niet? Dit zijn de oorzaken die het vaakst blijken te kloppen.

Vier dingen verklaren verreweg de meeste gevallen waarin de nieuwe Outlook niet doet wat je verwacht:

• Je hebt geïmporteerd voordat het account was ingesteld. De berichten staan er dan wel, maar in een los gegevensbestand naast je postvak in plaats van erin. Sleep de mappen alsnog naar het juiste account.
• Je zit in de nieuwe Outlook en zoekt de importknop. Die is er niet. Zet de schakelaar rechtsboven tijdelijk terug naar de klassieke versie.
• Je post is er, maar hij is onvindbaar. Dat is geen importprobleem: de zoekindex moet je geïmporteerde bestand nog verwerken, wat bij een grote pst uren duurt. Blijft het daarna leeg, kijk dan bij Outlook zoeken werkt niet: hoe repareer je de zoekfunctie?.
• Outlook komt helemaal niet binnen op de nieuwe pc. Dan gaat het om je accountgegevens of je serverinstellingen, niet om je gegevens; de oorzaken staan in Outlook maakt geen verbinding met de server: oplossingen.

Kom je er dan nog niet uit, mail ons dan met het accounttype uit de kolom Type en de exacte melding die je ziet; met die twee gegevens is het meestal in één antwoord op te lossen.

Wat me na jaren nog opvalt: niemand raakt zijn mail kwijt bij zo'n verhuizing, mensen raken hun gewoontes kwijt. De post staat er allemaal, en toch voelt de nieuwe Outlook twee weken lang als die van iemand anders, omdat de sortering anders is en de map die altijd bovenaan stond nu ergens in het rijtje is opgegaan. En laat die oude pc nog even staan, uit, in een hoek, tot je zeker weet dat je hem niet meer nodig hebt.