Autodesk-licentie toewijzen aan een gebruiker

Je nieuwe collega ziet nog niets omdat uitnodigen en toewijzen twee losse handelingen zijn.

Je hebt een seat over, je hebt de nieuwe tekenaar netjes in Autodesk Account gezet, en drie dagen later meldt hij dat AutoCAD nog steeds om een proefversie vraagt. Aan het eind van deze pagina heeft hij toegang, of weet je precies welke van de vier oorzaken bij jou speelt.

De verklaring is bijna altijd dezelfde. Uitnodigen zet iemand in je team. Toewijzen geeft hem een seat. Twee schermen, twee knoppen, twee momenten. Wie denkt dat de eerste handeling de tweede vanzelf regelt, zit te wachten op iets dat nooit komt.

Eén ding vooraf, want het scheelt je een halfuur zoeken: bijna elke beheerder zoekt hierop in het Engels. autodesk assign license to user levert nu eenmaal meer op dan welke Nederlandse zoekopdracht ook. Je account staat wél gewoon in het Nederlands, dus bij elke stap hieronder staat de knop zoals hij bij jou heet.

Wie een seat mag toewijzen hangt af van je rol, en de contractmanager staat daarbuiten.

Dit is de klassieke verlamming in een bureau van vijf tot twintig man. De eigenaar heeft gekocht, de eigenaar krijgt de facturen, de eigenaar logt in en ziet nergens Gebruikersbeheer staan. Dat is geen storing. Betalen en toewijzen zijn bij Autodesk twee verschillende rollen.

Het zijn er vier, en Autodesk verdeelt ze over vier losse opsommingen. Hier staan ze naast elkaar.

Die tweede rij is waar het misgaat. De contractmanager beheert facturering en verlengingen en is voor Autodesk het aanspreekpunt bij vragen over aankoop en verlenging, maar om een nieuw abonnement aan een team toe te wijzen heeft hij daarnaast de rol van primaire of secundaire beheerder nodig. Hij betaalt dus wel, en kan verder niets.

Meestal valt dat niet op, want de oorspronkelijke koper wordt standaard ook primaire beheerder. Het gaat scheef zodra iemand anders gaat inkopen, of zodra de persoon die destijds bestelde het bedrijf verlaat. Dan zit de rol nog op een adres dat niemand meer leest.

Een rol veranderen gaat snel: Gebruikersbeheer > Op gebruiker, klik de gebruiker aan, kies Rol wijzigen, selecteer de nieuwe rol en klik op Opslaan. Alleen een secundaire beheerder kan primaire beheerder worden, en de oude primaire beheerder zakt daarbij naar secundair. De contractmanager wisselen kun je niet zelf: daarvoor open je een verzoek bij Autodesk via de Autodesk Assistant.

Uitnodigen komt eerst, ook als je collega allang een Autodesk-account heeft.

Zonder plek in je team bestaat de gebruiker niet en valt er niets toe te wijzen. Deze stap kost een halve minuut.

1. Ga naar Gebruikersbeheer > Op gebruiker op manage.autodesk.com en kies het team waar het abonnement onder valt.
2. Klik op Gebruikers uitnodigen en vul voornaam, achternaam en e-mailadres in.
3. Kies Uitnodiging verzenden. Heeft hij al een Autodesk-account, dan verschijnt hij meteen als Geverifieerd. Heeft hij er geen, dan staat er Uitgenodigd en krijgt hij een mail om er zelf een aan te maken.
4. Reken op zeven dagen. Zo lang is die link geldig. Verloopt hij, controleer dan het adres en klik op Uitnodiging opnieuw verzenden.

Het e-mailadres is hier belangrijker dan mensen denken, want het wordt het adres waarmee die persoon in AutoCAD of Revit inlogt. Typ je er een letter naast, dan gaat de uitnodiging netjes de deur uit, staat er netjes Uitgenodigd, en gebeurt er verder niets.

Toewijzen doe je Op product of Op gebruiker, en welke route je kiest hangt af van wat je voor je hebt.

Beide routes eindigen op hetzelfde punt. Het verschil zit in waar je begint: bij een product met vrije seats, of bij een persoon die iets nodig heeft.

Heb je één nieuwe medewerker en moet die drie dingen krijgen, neem dan Op gebruiker:

1. Ga naar Gebruikersbeheer > Op gebruiker en klik de gebruiker aan. Je ziet nu wat hij heeft en wat je hem kunt geven.
2. Klik op Toewijzen om het product met alle inbegrepen items uit elk beschikbaar abonnement te geven.
3. Wil je kiezen, klik dan op de pijl naast Toewijzen. Daar zit de keuzelijst Seat toewijzen uit en de knop Aanpassen, waarmee je losse items aanvinkt en afsluit met Geselecteerde items toewijzen.

Heb je net drie seats bijgekocht en moeten die naar drie mensen, neem dan Op product. Je kiest daar eerst het team en het product, ziet meteen wie er nu op zit, en klikt op Gebruikers toewijzen. Vul naam en e-mailadres in, kies Alle items toewijzen of ga met Toewijzing aanpassen door de losse onderdelen heen en bevestig met Toewijzen.

Mijn voorkeur: gebruik Op product zodra het om meer dan één persoon gaat. Je ziet daar in één oogopslag hoeveel seats er nog vrij zijn, en dat is het getal waar je vóór een toewijzingsronde achter wilt komen, niet halverwege.

Kies je de pool, dan schuift het systeem mee; kies je een abonnements-ID, dan stopt de toegang met dat abonnement.

Dit is de valkuil met een tijdbom erin, en hij staat nergens in gewone taal uitgelegd. Bij het toewijzen kun je namelijk twee dingen bedoelen.

• Uit de pool. De gebruiker krijgt een seat uit elk beschikbaar abonnement in je team. Het systeem verwerkt de verdeling zelf. Zolang je team genoeg seats heeft, houdt iedereen toegang.
• Uit een specifieke abonnements-ID. De gebruiker krijgt alleen op dat ene abonnement een seat. Verloopt dat abonnement, dan eindigt zijn toegang tot het product.

Het venijn zit in de timing. Je merkt er maanden niets van, want zolang het abonnement loopt gedraagt zo'n seat zich precies als elke andere. En dan verloopt er eentje, en valt er één persoon uit terwijl de rest van het bureau gewoon doorwerkt. Wat er precies gebeurt op de dag dat een abonnement afloopt, staat in het overzicht van wat er gebeurt als je licentie afloopt.

Autodesk beschrijft die twee smaken op de Nederlandstalige hulppagina over producttoegang toewijzen, gecontroleerd op 8 augustus 2026. Mijn advies is kort: kies de pool, tenzij je een dwingende administratieve reden hebt om het anders te doen. In het scherm Op product zie je gewoon staan wie er in de hoofdpool zit en wie aan een specifieke abonnements-ID hangt. Dat is de controle die ik bij elke overname van een account als eerste doe.

Toewijzen op groep schaalt als enige mee, maar een groep kun je niet aan een abonnements-ID hangen.

Zodra je boven de tien mensen komt, wordt één voor één toewijzen onwerkbaar. Dan maak je groepen: AutoCAD naar de groep Architecten, Civil 3D en Navisworks Manage naar de groep Civiele ingenieurs. Nieuwe medewerker erbij? Je zet hem in de groep en hij heeft alles.

1. Ga naar Gebruikersbeheer > Op groep en selecteer een bestaande groep.
2. Kies het tabblad Producten.
3. Klik op Toewijzen om een product aan de hele groep te geven, of op Verwijderen om dat ongedaan te maken.

Tel wel eerst je seats. Autodesk waarschuwt er zelf voor: zorg dat je er genoeg hebt voor iedereen in de groep voordat je een product toewijst. Een groep van acht op zes seats loopt niet mooi af.

En dan de beperking die je moet kennen. Groepen wijs je toe aan de pool, niet aan een specifieke abonnements-ID. Wil je één persoon uit die groep tóch op een bepaald contract hebben, dan doe je dat individueel via Op gebruiker. Andersom kan niet.

Nog een detail dat je in het Nederlands op het verkeerde been zet: de Nederlandse hulppagina schrijft dat producten die standaard of per groep zijn toegewezen, kunnen worden verwijderd via Op gebruiker of Op product. De Engelse versie zegt precies het omgekeerde, en die klopt met wat het scherm doet. Laat een product zich niet losmaken, kijk dan of het via een groep binnenkomt.

Met een csv-bestand wijs je tot 5.000 gebruikers in één keer toe, maar niemand krijgt er bericht van.

Voor een verhuizing, een overname of een nieuw contract is de import de enige manier om het binnen een uur rond te hebben. Het bestand is simpel, maar de vorm luistert nauw.

• Eén rij per gebruiker, en je eerste gebruiker op rij 2. Rij 1 wordt genegeerd.
• Minimaal drie kolommen: voornaam, achternaam en e-mailadres. De vierde, de abonnements-ID, is optioneel.
• Laat die vierde kolom leeg als je uit de pool wilt werken. Het systeem kiest dan zelf een beschikbaar abonnement voor dat product.
• Sla op als CSV UTF-8 (gescheiden door komma's) zodra er accenten in de namen staan. Anders komt Müller er als M?ller uit.

voornaam,achternaam,e-mailadres,abonnements-ID

Uploaden doe je via Gebruikersbeheer > Op product, team en product kiezen, Gebruikers toewijzen, dan het tabblad Importeren en Csv-bestand uploaden. Wie al toegang tot dat product heeft, krijgt geen tweede seat.

En nu het addertje: gebruikers krijgen geen e-mailmelding wanneer je ze via importeren toewijst. Ze hebben toegang, ze weten het alleen niet. Ik stuur na zo'n import altijd zelf een mailtje van drie regels met daarin het adres waarmee ze moeten inloggen. Dat scheelt de helft van de vragen die anders een week later bij jou terechtkomen.

Een seat maak je vrij door de toewijzing ongedaan te maken, niet door de gebruiker uit je team te halen.

Even het onderscheid scherp houden. Gaat het om dezelfde persoon op een andere machine, dan hoef je in Autodesk Account niets te doen en volg je de route voor een Autodesk-licentie overzetten naar een nieuwe pc. Deze pagina gaat over hetzelfde abonnement voor een ander mens.

Voor die overdracht haal je eerst de seat weg bij de vertrekker. Onder Op gebruiker klik je de persoon aan en kies je Verwijderen om de toegang tot het product en alle bijbehorende items in te trekken. Wil je alleen een paar onderdelen weghalen, klik dan op de pijl ernaast, vink uit wat weg mag en sluit af met Wijzigingen opslaan. Onder Op product gaat het net zo, maar dan vanaf de kant van het product.

Let hier goed op waar je staat, want het Nederlandse scherm gebruikt het woord Verwijderen voor twee heel verschillende dingen: het weghalen van een product bij een gebruiker, en het weggooien van die gebruiker uit je team. Het eerste maakt een seat vrij. Het tweede doet aanzienlijk meer.

Iemand helemaal uit je team halen gaat verder. Dat trekt ook zijn toegang in tot hubs en de projecten en gegevens die daaraan hangen, bijvoorbeeld in Autodesk Construction Cloud of BIM 360. Zijn persoonlijke Autodesk-account blijft bestaan; dat is van hem, niet van jou. Waarschuw de beheerder van de hub voordat je dit doet, anders staat er maandagochtend iemand buiten een lopend project.

Kom je structureel seats tekort omdat er meer mensen zijn dan plekken, dan is dat geen instelling maar een inkoopvraag; een extra plek op een abonnement met alle Autodesk-apps lost dat op, maar kijk eerst of er geen seats stilstaan.

Werkt het nog niet? Vier oorzaken verklaren bijna alle gevallen.

De gebruiker staat toegewezen, hij logt in en ziet niets. Dan is het meestal een van deze vier:

• Verkeerd team. Heb je meerdere teams, dan hangt de seat aan het ene en zit je collega in het andere. Controleer bovenaan in Gebruikersbeheer welk team je voor je hebt.
• De status is nog Uitgenodigd. Dan heeft hij zijn account nooit aangemaakt en zijn die zeven dagen misschien allang voorbij. Stuur de uitnodiging opnieuw.
• Hij logt in met een ander adres. Werkmail tegenover privémail is de meest voorkomende variant. De licentie hangt aan het adres dat in de gebruikerslijst staat, niet aan de persoon.
• Je zit in klassiek gebruikersbeheer. Daar kun je alleen per gebruiker toewijzen en bestaan Op product en Op groep niet. Zie je die tabbladen niet, dan is dat je antwoord.

Blijft de software daarna klagen bij het opstarten, dan zit het probleem niet meer in je account maar op de machine van je collega. Die kant staat uitgewerkt in de uitleg over een AutoCAD-licentie die niet wil activeren. Kom je er dan nog niet uit, mail ons dan met de productnaam en de status die in de gebruikerslijst staat; met die twee gegevens is het meestal in één antwoord op te lossen.

Waar ik zelf steeds weer op stuit bij een account dat ik overneem: de seats van vertrokken mensen. Ze staan er nog, soms twee jaar, en niemand ziet ze omdat een bezette seat er precies zo uitziet als een gebruikte seat. Het bureau koopt er ondertussen eentje bij. Zet daarom één regel in je uitdienstlijstje, tussen de sleutels en de laptop: seat ongedaan maken. Dat is twee klikken op de dag dat het gebeurt, en een half jaar zoeken als je het uitstelt.